Documentation · Organiser

Les inscrits et l’émargement

Voir qui vient, exporter la liste, ajouter quelqu’un à la main, annuler une place.

Chaque évènement a son écran de gestion, avec la liste de ceux qui viennent. C’est votre feuille d’émargement : qui a pris une place, à quel tarif, dans quelle commande et qui est arrivé le soir même.

On y arrive depuis la rubrique Évènements de votre club ou depuis le bouton de gestion sur la page publique de l’évènement.

Ce que vous voyez de chaque inscrit

Son nom, son entreprise, son poste, son e-mail et son téléphone, même s’il n’est membre d’aucun de vos clubs. Vous organisez la soirée, vous savez qui vient : c’est ce qu’est une feuille d’émargement.

Une place peut être au nom de quelqu’un qui n’a pas de compte Yesterday : quand une personne inscrit trois collègues, elle saisit leurs coordonnées. Ces coordonnées sont déclarées et n’ont jamais été confirmées par les intéressés, comme celles qu’on griffonne au dos d’une carte de visite.

Montrer la liste aux participants

Dans Réglages, le bloc La liste des participants l’ouvre ou la ferme. Ouverte, elle s’affiche dans l’espace participant de chacun, avec le nom, la photo, le poste et l’entreprise de ceux qui acceptent d’y figurer, jamais leur e-mail ni leur téléphone.

Personne n’y apparaît sans l’avoir choisi et pour la voir il faut y figurer soi-même. Elle est fermée tant que vous ne l’ouvrez pas et reste ouverte après la soirée : c’est souvent le lendemain qu’on cherche qui l’on a croisé.

Inscrire quelqu’un à la main

Pour un intervenant, un partenaire, un journaliste ou quelqu’un qui vous a payé sur place en espèces. Le bouton Ajouter une personne demande ses coordonnées et confirme sa place immédiatement, sur le tarif de votre choix, même retiré de la vente.

Aucun paiement n’est enregistré, puisque rien n’est passé par la plateforme : cette place ne compte donc pas dans votre recette et ne produit pas de facture.

Libérer une place

Une place payée se libère en la remboursant : la place repasse en annulé, elle repart à la vente et la personne est prévenue avec son avoir. Voir Les remboursements.

Écrire à vos inscrits

Un changement d’adresse, un code d’accès à l’immeuble, un mot avant la soirée : vous pouvez écrire à tous les inscrits d’un évènement depuis cet écran. Le message part en votre nom, avec votre adresse de réponse.

Exporter la liste

Le bouton Exporter descend l’émargement ou les commandes, selon l’onglet ouvert. Pratique pour l’imprimer, le donner à l’accueil ou le transmettre au lieu qui vous accueille.

Les places annulées et remboursées n’y figurent pas : une feuille d’émargement où figure quelqu’un qui a été remboursé le fait entrer.

Les chiffres de la soirée

En haut de l’écran : les places vendues, la jauge restante, l’encaissé et le pointage une fois la soirée commencée.

L’encaissé ne compte que ce qui est vraiment passé par la caisse. Une place que vous avez saisie à la main n’y entre pas : deux chiffres qui se contrediraient sur le même écran ne serviraient personne.