Documentation · Encaisser
Les factures
Comment une facture est produite, sa numérotation et où la retrouver.
Chaque paiement encaissé par la plateforme produit sa facture, automatiquement, au nom de votre club. Vous n’avez rien à déclencher et rien à envoyer : elle part avec l’e-mail de confirmation et elle reste consultable des deux côtés.
Ce qu’elle contient
Votre identité de vendeur (nom, SIRET, adresse, TVA), celle de l’acheteur, le détail de ce qui a été acheté et les totaux. Elle est produite en PDF.
Le numéro
Le format est F-2026-0001 : une série par club et par année, continue, sans trou. C’est une exigence comptable et c’est garanti par la plateforme : deux paiements à la même seconde ne peuvent ni obtenir le même numéro ni en sauter un.
Si vous organisez aussi en votre nom propre, sans club, cette numérotation-là est séparée : ce sont deux vendeurs différents.
Une facture ne se modifie pas
Elle fige ce qu’elle dit le jour de la vente. Si vous corrigez votre SIRET l’an prochain, les factures de cette année ne changent pas : c’est ce qui fait qu’on peut s’y fier.
Une erreur ne se corrige donc pas en réécrivant la facture, mais en émettant un avoir, comme dans n’importe quelle comptabilité. Voir Les remboursements et les avoirs.
Où les retrouver
Côté club
- La facture d’une cotisation : sur la ligne du paiement, dans la fiche du membre.
- La facture d’une place : sur la ligne de la soirée, dans l’onglet Évènements de la fiche du membre.
- Toutes : dans Facturation, onglet Transactions, qui liste chaque paiement avec sa facture.
Côté participant
- La facture d’un billet est dans son agenda, sur la ligne de la soirée.
- La facture d’une cotisation est sous « Mes clubs ».
Une facture est un fichier privé : le lien ne suffit pas, la plateforme vérifie qui demande avant de servir le document.
Ce qui ne produit pas de facture
- Une place gratuite. Une facture à zéro euro n’atteste de rien et consommerait un numéro de votre série, qui doit rester continue. L’inscription est déjà la trace.
- Une adhésion enregistrée à la main, réglée par chèque ou par virement : nous n’avons rien encaissé, c’est vous qui facturez comme avant.
- Une place que vous ajoutez vous-même dans la liste des inscrits, pour la même raison.
Vérifier que tout est en ordre
La vue d’ensemble de Facturation contrôle en permanence trois choses que personne ne vérifie jamais à la main : que votre série de factures n’a pas de trou, que chaque paiement a bien la sienne et que les frais de carte ont bien été relevés. Si un chiffre n’est pas à zéro, il vous mène à la ligne concernée.