Documentation · Encaisser

Tenir sa trésorerie

Le cahier de recettes et dépenses de votre club : noter ce qui s’est passé ailleurs, joindre les justificatifs, exporter pour le conseil d’administration.

Votre club encaisse ses cotisations et sa billetterie sur Yesterday, mais il paie aussi un traiteur, une salle, une assurance et il reçoit parfois une subvention ou un chèque de sponsor. La rubrique Trésorerie réunit les deux, pour que vous ayez un état complet à présenter à votre conseil d’administration et à votre comptable.

C’est un cahier de recettes et dépenses, pas une comptabilité complète : ni plan comptable, ni bilan, ni rapprochement bancaire. Ce que vous y trouvez, c’est ce qui est entré, ce qui est sorti, par catégorie et par soirée et de quoi l’exporter.

Ce que vous n’avez pas à ressaisir

Tout ce que Yesterday a encaissé apparaît déjà, marqué « Encaissé par Yesterday », pour le net qui vous revient une fois la commission et les frais de paiement déduits. Ces lignes ne se modifient pas : les ressaisir compterait deux fois le même argent.

Vous n’ajoutez donc que ce qui s’est passé ailleurs : une dépense, une subvention, un chèque de sponsor, une cotisation reçue par virement.

Noter un mouvement

1. Ouvrez Trésorerie et cliquez sur Ajouter un mouvement.
2. Dites si c’est une dépense ou une recette : c’est ce qui décide des catégories proposées.
3. Donnez le libellé, le montant et la date.
4. Choisissez une catégorie ou ajoutez la vôtre si aucune ne convient.
5. Rattachez-le à une soirée si c’est une dépense d’évènement : c’est ce qui permet de savoir ce qu’elle a coûté.
6. Joignez le justificatif si vous l’avez déjà. Sinon, enregistrez quand même.

Tous les administrateurs du club peuvent saisir et chaque ligne porte le nom de qui l’a notée. Celui qui a payé le traiteur en sortant de la salle n’a pas à passer par quelqu’un d’autre.

Importer un relevé de banque

Plutôt que de ressaisir ligne à ligne, Importer un relevé lit l’export CSV de votre banque. Le fichier est lu sur votre ordinateur : seules les lignes que vous gardez nous sont envoyées.

1. Exportez vos opérations depuis votre banque, au format CSV.
2. Glissez le fichier dans la fenêtre. Les colonnes sont reconnues toutes seules ; Corriger permet de les désigner vous-même si votre banque exporte autrement.
3. Rangez d’un coup toutes les dépenses et toutes les recettes dans une catégorie, puis corrigez ligne par ligne ce qui le mérite.
4. Décochez ce que vous ne voulez pas noter et importez.

Une ligne déjà présente dans votre cahier est signalée et décochée d’avance, jamais masquée : si vous importez deux mois qui se recouvrent, vous voyez ce qui est laissé de côté. Une ligne sans date ou sans montant reste affichée, mais ne s’importe pas.

La catégorie n’est jamais devinée. Une catégorie fausse fabrique des comptes faux que personne ne relit : c’est vous qui rangez.

Les justificatifs

Le justificatif ne bloque pas la saisie. Comptablement il est obligatoire, mais si l’écran refusait la ligne sans lui, vous ne noteriez rien du tout et vous perdriez la ligne en plus de la pièce.

Les lignes encaissées par Yesterday ont déjà le leur : leur facture, qui s’ouvre d’un clic depuis la ligne comme depuis sa fiche.

Une ligne sans justificatif est marquée À joindre. Le filtre Justificatif manquant les rassemble et l’indicateur du haut vous dit combien il en reste : de quoi les rattraper en une fois avant de présenter vos comptes. Les fichiers acceptés sont les PDF et les images, jusqu’à 10 Mo.

Ce que le solde dit et ce qu’il ne dit pas

Le solde affiché est vos recettes moins vos dépenses, telles que vous les avez notées. Ce n’est pas le solde de votre compte en banque : nous ne le voyons pas et un chèque que vous encaisserez la semaine prochaine figure ici à sa date.

Pour ce que Stripe détient réellement, l’onglet Solde de la rubrique Facturation lit votre compte directement.

L’exercice

Les pastilles du haut choisissent l’année. Tous les chiffres suivent : les indicateurs, la liste, le récapitulatif et l’export. Depuis le début montre tout l’historique du club.

Le récapitulatif

Le second onglet résume l’exercice : les recettes par catégorie, les dépenses par catégorie et le résultat de la période. C’est ce qu’un conseil d’administration regarde.

L’état annuel pour le comptable

Sous le récapitulatif, L’état pour le comptable (PDF) produit le document à remettre une fois par an : les totaux par catégorie, le résultat, puis le détail ligne à ligne avec la mention des justificatifs joints.

Ce n’est pas un compte de résultat comptable et le document le dit lui-même : il ne porte ni amortissements, ni rattachement à l’exercice. C’est un état de recettes et dépenses, ce que la plupart des associations doivent présenter.

Exporter le détail

Le bouton Exporter (CSV) produit un fichier qui s’ouvre dans n’importe quel tableur, avec les dépenses en négatif pour qu’une colonne s’additionne toute seule. Il contient exactement ce que vos filtres laissent passer à l’écran, pas seulement ce qui tient sur la page.

Ce qu’une soirée a coûté

Une dépense rattachée à un évènement remonte dans la liste de vos Évènements, en colonne Dépenses, à côté des recettes. C’est en comparant douze soirées qu’on voit celle qui coûte trop cher.

Qui voit la trésorerie

Les administrateurs du club et personne d’autre. Ni vos membres, ni le public. Les justificatifs eux-mêmes ne se téléchargent qu’avec votre compte : leur adresse ne se devine pas et ne se transmet pas.