Les adhésions

Ouvrir une adhésion, enregistrer un paiement reçu ailleurs, comprendre les statuts et les relances.

Une adhésion, c’est une période : votre membre est à jour du 1er janvier au 31 décembre, avec telle formule. Quand il renouvelle, une nouvelle période s’ouvre à la suite ; la précédente reste et c’est ce qui vous fait un historique année par année.

Les quatre états et ce qu’ils veulent dire

Affiché	Ce que ça veut dire	Ce qu’il y a à faire
À régler	Le club lui a proposé d’adhérer, la personne n’a pas encore payé. Elle n’est pas membre.	Attendre ou le relancer depuis sa fiche, une fois par mois maximum.
Active	Elle est à jour, dans sa période.	Rien.
En renouvellement	Son échéance approche et la fenêtre est ouverte.	Elle peut renouveler ; elle a été prévenue.
Expirée	La période est finie, le délai de grâce est passé.	Lui proposer d’adhérer depuis sa fiche, si vous voulez la garder.

Ces états ne se choisissent pas dans une liste : ils se déduisent tout seuls des dates et de la formule. Vous saisissez une date de fin et l’état suit.

Faire payer une cotisation par la plateforme

C’est le cas le plus simple et celui qui vous fait gagner le plus de temps : la personne paie par carte, tout est enregistré, la facture part toute seule.

Ouvrez la fiche d’un invité, d’un membre sans cotisation ou d’un ancien membre.
Dans le bandeau du haut, cliquez sur Proposer d’adhérer et choisissez la formule.
La personne reçoit un e-mail avec un bouton qui mène directement à la page de paiement. Un invité garde ses accès en attendant.
Elle règle par carte. Son adhésion devient active, avec ses dates et sa facture lui est envoyée. Son invitation s’arrête la veille.

Rien n’est prélevé chez vous : l’argent arrive sur votre compte Stripe, moins notre commission de 2 % et les frais de la carte. Voir Où va l’argent.

Enregistrer une cotisation payée autrement

Chèque, virement, espèces au dernier repas : vous saisissez simplement les dates, avec le bouton Enregistrer comme adhésion réglée.

Deux conséquences à connaître. Aucun e-mail ne part : vous enregistrez un paiement reçu la semaine dernière, la personne n’a rien fait à cet instant et n’a pas à être félicitée. Et aucune facture Yesterday n’est produite, puisque nous n’avons rien encaissé : c’est vous qui facturez, comme avant. Ces adhésions ne comptent donc pas dans vos « cotisations encaissées ».

Le renouvellement

Quand l’échéance approche, l’adhésion passe en renouvellement et la personne est prévenue par e-mail. Elle peut renouveler elle-même, ou vous le faites depuis sa fiche.

Renouvelé avant l’échéance, le nouveau terme part du lendemain de la date de fin : personne ne perd les jours qui lui restaient. Renouvelé après, il part du jour même.

Les e-mails que Yesterday envoie tout seul

Quand	Qui reçoit quoi
Vous acceptez une candidature ou proposez d’adhérer	Le membre reçoit « votre adhésion est à régler », avec le bouton de paiement.
Il paie	Il reçoit son reçu et sa facture. Vous, la cloche sonne.
L’échéance approche	Il reçoit « pensez à renouveler », une seule fois par échéance.
L’adhésion expire	Il est prévenu. Personne ne doit apprendre par surprise qu’il n’est plus membre.

Relancer un paiement, proposer d’adhérer

Depuis la fiche d’un membre, le bandeau du haut propose le geste qui correspond à sa situation. Une adhésion à régler se relance : la personne reçoit « votre adhésion est toujours à régler », avec le bouton de paiement. À un membre expiré, un invité ou un membre sans cotisation, vous proposez d’adhérer : une adhésion à régler lui est ouverte, avec la formule de votre choix et il reçoit le lien de paiement.

La relance se fait une fois par mois maximum. La fiche dit quand est partie la dernière et quand la suivante sera possible.

Ces textes sont les nôtres par défaut et vous pouvez les réécrire avec vos mots : voir Les e-mails du club.

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