Documentation · Organiser
Les formules et les coupons
Le prix d’une adhésion, sa durée, sa fenêtre de renouvellement et les réductions.
Une formule d’adhésion, c’est votre tarif de cotisation : combien coûte l’adhésion, pour combien de temps et quand elle se renouvelle. Beaucoup de clubs en ont plusieurs : membre actif, membre bienfaiteur, jeune entreprise, couple, tarif étudiant.
Elles se règlent dans Facturation, onglet « Formules d’adhésion ».
Créer une formule
- Ouvrez Facturation, puis l’onglet Formules d’adhésion.
- Cliquez sur Ajouter une formule.
- Donnez-lui un nom, un montant et une durée.
- Réglez la fenêtre de renouvellement et le délai de grâce ou gardez les valeurs proposées.
- Enregistrez. Elle est aussitôt proposable à vos membres.
Ce que chaque réglage décide
| Réglage | À quoi il sert |
|---|---|
| Montant | Ce que paie le membre, toutes taxes comprises. Vous saisissez toujours le prix payé. |
| Durée | Douze mois dans la plupart des clubs, mais rien ne vous y oblige. |
| Fenêtre de renouvellement | Combien de jours avant l’échéance le renouvellement s’ouvre. Trente jours par défaut : le membre est prévenu un mois avant. |
| Délai de grâce | Le temps laissé après l’échéance avant que l’adhésion s’éteigne. Il évite de sortir quelqu’un du club parce qu’il était en vacances. |
| Taux de TVA | Laissé vide, c’est celui de votre club qui s’applique. Beaucoup d’associations n’en facturent pas sur les cotisations. |
La formule n’est pas un détail comptable : c’est elle qui distingue un invité d’un adhérent et c’est elle qui déclenche les relances. Sans formule sur une adhésion, plus rien ne relance personne et c’est pour ça qu’elle devient obligatoire dès que vous saisissez des dates.
Arrêter une formule
Vous changez vos tarifs cette année ? Désactivez l’ancienne formule au lieu de la supprimer. Désactivée, elle disparaît de ce qu’on peut souscrire et les adhésions en cours qui s’y rattachent continuent de vivre normalement jusqu’à leur échéance.
Les coupons de réduction
Un coupon réduit le montant à payer. Vous en créez pour une opération de recrutement, un tarif de rentrée, un geste envers un membre.
- Les coupons de cotisation se créent dans Facturation, onglet « Coupons ». Le membre tape le code sur sa page de règlement, sous le montant.
- Les coupons de billetterie se créent dans la gestion de l’évènement concerné, là où l’on décide d’ouvrir une réduction sur une soirée.
Un coupon porte un code, un pourcentage, une date de fin et un nombre d’utilisations maximum. Le code et la remise figurent sur la facture.
Pour arrêter un coupon, vous l’expirez : il cesse d’être accepté à la seconde. Il ne se supprime que s’il n’a jamais servi, parce que les adhésions qu’il a réduites le désignent et que l’effacer effacerait la raison pour laquelle ces membres ont payé moins.