Documentation · Organiser
Créer un évènement
Annoncer un rendez-vous : ce qu’il faut préparer, le brouillon, l’image et comment repartir d’un évènement déjà organisé.
Un évènement, c’est un rendez-vous que vous annoncez : un afterwork, un petit déjeuner, une visite d’entreprise, une conférence, une assemblée générale. Vous le décrivez, vous ouvrez les inscriptions et chacun s’inscrit depuis sa page.
Une fois publié, il apparaît dans l’agenda de Yesterday, sur la page de votre ville et sur celle de votre club. C’est ce qui vous amène des visiteurs que vous ne connaissiez pas.
Ce qu’il faut avoir sous la main
- Le titre, la date et l’heure.
- L’adresse exacte du lieu ou le lien si c’est en ligne.
- Une image, au format paysage.
- Un texte de présentation : le programme, l’intervenant, ce qu’on vient y chercher.
- Si c’est payant : vos tarifs, un compte de paiement raccordé et vos informations de facturation.
Rien n’est bloquant au départ : vous pouvez enregistrer un brouillon avec le titre seul et compléter le reste plus tard.
Créer l’évènement, pas à pas
- Depuis la gestion de votre club, ouvrez Évènements et cliquez sur Créer un évènement. Vous pouvez aussi passer par le bouton Créer un évènement du site.
- Indiquez qui organise : votre club, plusieurs clubs ou vous-même en votre nom.
- Remplissez le titre, la date, le lieu et la description.
- Déposez votre image et choisissez vos étiquettes.
- Enregistrez. L’évènement est en brouillon : personne d’autre que vous ne le voit.
- Ajoutez vos tarifs, puis cliquez sur Publier quand tout est prêt.
Signer avec un autre nom
Quand vous organisez en votre nom, le champ Nom de l’organisateur remplace le vôtre sur la page et sur les cartes de l’agenda. Utile pour une soirée organisée par une entreprise ou une marque : « Entreprise B » plutôt que le nom de son dirigeant.
Son site est alors obligatoire : c’est là que mène le nom. Avec un club, la question ne se pose pas : c’est le club qui signe et son nom mène à sa page.
L’image
Elle est toujours affichée en format paysage, deux fois plus large que haute. C’est vrai sur la page de l’évènement comme sur les petites cartes de l’agenda.
Une image carrée, un format Instagram, sera donc recadrée par le milieu : le titre que vous y avez écrit se retrouvera coupé en haut et en bas. Si vous n’en avez qu’une au carré, mieux vaut la recadrer vous-même avant de la déposer. Trop lourde, elle est réduite toute seule dans votre navigateur : vous n’avez rien à préparer.
La description
Les boutons au-dessus de la zone d’écriture ajoutent des titres, des listes, du gras et des liens. Ce que vous tapez s’affiche déjà comme ce sera publié.
Un conseil qui remplit les salles : dites ce qui se passe concrètement, à quelle heure ça commence, à quelle heure ça finit, s’il y a à manger et si on peut venir sans connaître personne.
Les étiquettes
Deux familles. Le format dit ce que c’est : afterwork, conférence, petit déjeuner, cocktail dînatoire. Les thèmes disent de quoi ça parle : immobilier, numérique, industrie, RSE.
Elles servent aux filtres de l’agenda et à proposer votre soirée à ceux que le sujet intéresse. Deux ou trois bien choisies valent mieux que huit.
Le brouillon
Tant que vous n’avez pas publié, l’évènement n’existe que pour vous et vos administrateurs. Vous pouvez y revenir autant de fois que vous voulez, le laisser dormir une semaine, le préparer à deux.
Repartir d’un évènement que vous avez déjà organisé
Vous organisez le même rendez-vous tous les mois ? Vous n’avez pas à tout retaper. Depuis la liste de vos évènements, le bouton Dupliquer crée un nouvel évènement en brouillon à partir d’un ancien.
Vous n’avez plus qu’à changer la date, retoucher deux phrases et publier. C’est le geste qui fait gagner le plus de temps quand on tient un club à l’année.
| Ce qui est repris | Ce qui ne l’est pas |
|---|---|
| Le titre, la description, l’image, le lieu, la jauge, les tarifs et les étiquettes. | Les inscrits, les commandes, les paiements et les avis : ils appartiennent à la soirée d’avant. |
| Les quantités de places repartent de leur valeur d’origine. | La date, que vous devez fixer : c’est la seule chose qui change toujours. |
Un évènement sans club
Vous pouvez organiser en votre nom propre, sans club. C’est alors vous le vendeur : les paiements arrivent sur votre compte Stripe et les factures portent votre identité, saisie une seule fois dans votre compte.
Ce qui s’ajoute à votre page
Dans la gestion de votre évènement, l’onglet En plus rassemble trois blocs facultatifs. Rien n’y est obligatoire et ce que vous laissez vide ne s’affiche pas sur la page.
| Le bloc | À quoi il sert |
|---|---|
| Questions fréquentes | Le parking, le dress code, l’heure de fin, si on peut venir accompagné. Autant de questions en moins dans votre boîte. |
| Partenaires | Ceux qui vous soutiennent, avec leur logo et un lien vers chez eux. C’est souvent la contrepartie que vous leur avez promise. |
| Photos | Celles de l’édition précédente. Elles disent mieux que le texte à quoi ressemble la soirée. |
Un partenaire demande son nom et son logo. Son site est facultatif : donné, le logo mène chez lui.
Ce qui se passe une fois publié
- L’évènement entre dans l’agenda, sur la page de votre ville et sur celle de votre club.
- À chaque inscription, la cloche sonne pour vos administrateurs. Pas d’e-mail : vingt inscriptions feraient vingt courriers.
- Chaque participant reçoit sa confirmation, ses billets et sa facture.
- Vous continuez de tout modifier : le texte, l’heure, l’image, les tarifs.